Tájékoztatást kell adni a munkavállalóknak a céges eseményekről, tervekről, juttatásokról, de bizonyos esetekben tőlük is információkat kell bekérni. Munkáltatóként milyen módon tegyük ezt meg? Milyen vállalaton belüli kommunikációs eszközöket használjunk, ha az alkalmazottak egy része távolról dolgozik?

A hatékony és mindenki számára megfelelő kommunikációs csatorna kiválasztása, valamint az információáramlás egyensúlyának a megtalálása a dolgozók és a vezetők között sok cégnél jelent kihívást. Az online megoldások már elengedhetetlenek a távollévő munkatársak eléréséhez, a személyes kommunikációra pedig még mindig ugyanolyan igény van.

Hogyan működik a munkavállalói kommunikáció a gyakorlatban? Mikor jó az online platformokra támaszkodni és milyen esetben nem nyújt segítséget?

Többek között ezeket is megtudhatjuk a HR Terasz munkavállalói kommunikáció eszközeiről szóló adásában, amelyben Fata László (moderátor) beszélgetőpartnerei voltak:

– Jakabné Zeke Tünde – HR manager, Carl Zeiss Vision Hungary Kft.
– Tanczenberger Andrea – CHEQ Divízió vezető
– Tóth Balázs – HR és kommunikációs igazgató, Vajda-Papír Kft. (Ooops!).

Hiszen az egyik nem zárja ki a másikat. Sőt, ahogyan azt a vendégek is elmondták, mindkettőre szükség van, mert amíg a digitalizáció az ismétlődő kérdésekben tud gyors és hatékony segítséget nyújtani, addig az személyes kommunikációnak is helye van a cégben. Például amikor olyan kérdéseket kell megbeszélni, amihez a digitális platform nem egy ideális eszköz. Az embereknek szükségük van arra, hogy személyesen is tudjanak kapcsolódni a munkatársakhoz.

De azt is megtudhattuk a vendégektől, hogy náluk milyen formában működik a vállalaton belüli kommunikáció.

Jakabné Zeke Tünde, mint HR vezető e-mailben szokta tájékoztatni a munkavállalóikat, de náluk például a műszakvezető és területvezető személyesen egyeztet a kollégákkal, ami információk így felkerülnek egy excelbe. Mindemellett falitáblát, Microsoft Teams és Microsoft Forms programot is alkalmaznak a megbeszélések során.

Tóth Balázsék pedig, mivel több telephellyel is rendelkeznek, ezért egy Viber alapú chatbot alkalmazással tudják elérni a dolgozóik egy részét, de vannak olyan kollégáik, akik whiteboard-on szeretik olvasni az információkat.

Tanczenberger Andrea a munkavállalói kommunikációról úgy nyilatkozott, hogy szerinte igény van egy cégben a gyors és bárhonnan könnyen hozzáférhető kommunikációra, mint például a messenger vagy Viber csoportok, azonban azt is kifejtette, hogy a közvetlen személyes beszélgetésnek is helyet kell adni egy olyan formában, ami megmutatja a hozzáadott értékét.

Főleg az első időszakban, amikor ez még mindenkinek új, mindenkinek ki kell ismernie magát a rendszerben. Megtanulni használni, hozzászokni, egyszóval a mindennapjaikba integrálni.

Amit Tóth Balázs is határozottan megerősített, hogy nemcsak, hogy nehezebb lesz ezáltal, de egy új kommunikációs eszköz bevezetése egy új időszakot is jelent a vállalat életében.

Tanczenberger Andrea szerint is kihívást jelent a HR-nek, hogy megváltoztak a vállalaton belüli kommunikációs szokások, ezáltal a tartalmak is változtak, ami azt is jelenti, hogy meg kell tanulni a különböző platformokon kommunikálni.

Mindemellett azt is megtudhattuk tőle, hogy ők nagyon sok figyelmet fordítanak a munkatársak támogatására egy új eszköz bevezetésénél, hogy a párhuzamos folyamatokat minél inkább kiküszöböljék, illetve olyan munkatársi értékajánlatot adjanak, hogy a dolgozók közel 100%-a elfogadja és használni tudja az új rendszert.

Tóth Balázs szerint ez az egyik legfontosabb dolog amellett, hogy nem lehet teljes mértékben mindent egységesíteni, érdemesebb többféle megoldásban gondolkodni és ezt egyensúlyban tartani aszerint, hogy kinek mi a jó.

Tanczenberger Andrea is úgy gondolja, hogy rengeteg féle lehetőség van vállalaton belüli kommunikációra, sokkal több, mint amit a jelenlegi eszközeinkkel ki tudunk használni. Ezzel pedig Jakabné Zeke Tünde is egyetértett, mert ő is azon az állásponton van, hogy az új lehetőségekkel is foglalkozni kell, használni kell őket, mert hatékonnyá teszik a munkavégzést. Ez persze azt is jelenti, hogy az újdonságokat nehezen fogadják a kollégák, de idővel megszokják és megszeretik.

Egy jól strukturált kommunikációs rendszer kialakítása pedig segíthet abban, hogy a munkavállalók mindig naprakészek legyenek, a munkáltató pedig bárhol és bármikor könnyen és gyorsan kapcsolatba léphessen velük.

Nem egyszerű feladat a digitális fejlődéssel haladni és minden munkatárs igényének is megfelelni a kommunikáció terén, ám elegendő információval és kellő nyitottsággal ez megoldható. Elsőkörben érdemes megnézni a HR Terasz erről szóló adását, ahol valós tapasztalatokból ismerhetjük meg a vállalaton belüli különböző kommunikációs csatornák alkalmazását. Itt tudod megtekinteni.

Szerző: Pataki-Magyar Gabriella