A munkaerőpiaci változások egyre nagyobb erőfeszítéseket követelnek meg a leendő munkaadóktól, amikor új kollégát vesznek fel. Már az első munkanap előtt fontossá válik a munkavállalói kötődés kialakítása, hiszen gyakran megesik, hogy a megállapodás és a munkakezdés közötti időben az új kolléga mégis máshol próbál szerencsét. Többek között erre nyújt megoldást a preboarding, melyről a HR Terasz legutóbbi adásán kaptunk izgalmas, egyedi és tanácsokat.

Az esemény célja az volt, hogy bemutassa a preboarding legjobb gyakorlatait és konkrét ötleteket adjon mind a munkavállalóknak, mind a munkáltatóknak az új munkatársak sikeres beilleszkedéséhez. A szakmai diskurzusban HR vezetők és szakértő is jelen volt.

A beszélgetésben részt vett Csikós-Nagy Katalin (fluktuációkezelés szakértő, HR Evolution Kft. alapítója), Komáromi Ágnes (DB Schenker HR vezetője) és Mészáros Anita (Intrum Zrt. HR igazgatója). Az esemény házigazdája Fata László, a juttatási szakértő volt.

Sikeresen megállapodtunk az új kollégával ekkor kezdődik el a preboarding folyamat. Ilyenkor válik még fontosabbá a kommunikáció a kiválasztott jelölttel, az előzetes tájékoztatás a munkahelyről és a munkakörrel kapcsolatban, valamint az adminisztratív előkészületek.

A megállapodástól a munkaviszonyba lépésig tartó időszak, amely a kötődés kialakítására jött létre – mondta Csikós-Nagy Katalin. Hozzátette, hogy ebben a szakaszban az egyik legfontosabb elem az érzelmi töltet. Természetesen elengedhetetlen, hogy a dokumentáció rendben legyen, de figyelmet kell szentelni arra is, hogy egy élményt adó folyamat legyen és az új kolléga várja a munkába lépés pillanatát.

Komáromi Ágnes elmondta, hogy a folyamat fontos részének tartja azt is, hogy a cég mit tesz annak érdekében, hogy minden rendben menjen és minden rendelkezésre álljon az új dolgozó számára az első munkanapján. Fontos figyelni arra, hogy minden információt megkapjon amire szüksége van, foglalkozzunk vele, valamint érezzünk rá arra, hogy mik az ő igényei.

A kötődés, az elköteleződés kialakítása elengedhetetlen, de nagyon fontos, hogy ne erőltessünk rá semmit sem az új kollégára – egészítette ki Mészáros Anita. Van, aki szeretné ezt az időszakot feltöltődéssel, pihenéssel tölteni és majd csak az első munkanapján szeretne kapcsolódni.

Ez egy nagyon izgalmas HR szakmai tevékenység, amely arra is lehetőséget ad, hogy különböző munkavállalói típusokra eltérő preboardign folyamatot alkalmazzunk. Teljesen már ez a szakasz egy kkv-nál vagy egy több száz vagy ezer főt foglalkoztató vállalatnál és szintén eltérő egy fizikai vagy egy szellemi dolgozó esetén. Azonban vannak olyan részei, amelyek megegyeznek.

Csikós-Nagy Katalin szerint az is élményt ad, hogy professzionális módon egy nap alatt meg van minden, megkapja, hogy mi fog vele történni az első nap az első héten. Ezt pedig egy automatizált preboarding folyamattal még élménydúsabbá lehet tenni. Így biztos, hogy semmi sem fog kimaradni és így könnyebb az új dolgozó vezetőjére bízni, hogy milyen plusz dolgokkal egészíti ki ezt a folyamatot.

Mészáros Anita tapasztalatai szerint minél komplexebb egy cég annál kevésbé adhat élményt ez a folyamat. Egy kisebb cég nagyobb rugalmasságot tud megengedni magának a preboarding folyamatában. Növekvő cég esetében ez az átmenet nem egyszerű. A folyamatok lassulnak, előre meghatározott belépési időszakok alakulnak ki, lassul a szervezetben lévő sok szereplő miatt, de csak így tud professzionális maradni. Az új kolléga pedig a jól automatizált és időben elindított folyamatoknak köszönhetően pedig csak annyit érzékel az egészből, hogy minden mennyire gördülékenyen megy.

Komáromi Ágnes szerint is az egy élményt adó, pozitív folyamat, ha minden ott van az új munkavállaló előtt az első napján. Fontos felkészülten várni, hogy az első ember, akivel találkozik, hogy kitöltsék a papírjait, hogyan fogadja, hogyan foglalkozik vele, mosolyog-e rá talán annál nincs is fontosabb. Ehhez természetesen elengedhetetlen egy jól fejépített rendszer. Itt az adott terület vezetője megadja a fontosabb információkat, hogy tényleg minden részlet elő legyen készítve.

A beszélgetés során a vendégek arra is kitértek, hogy a preboarding folyamatokkal együtt az onboarding is hatékonyan segíti az új munkavállaló beilleszkedését, a fluktuáció csökkentését kifejezetten azokon a területeken ahogy jelentős a lemorzsolódás.

A belépéshez szükséges információk emészthetővé és érthetővé tételét rendkívül fontosnak tartották a meghívott vendégek. Továbbá kiemelték az empátia és a személyre szabottság jelentőségét, valamint, hogy az új munkavállalóknak biztosítani kell lehetőséget a kérdéseik megválaszolására is.

Komáromi Ágnes: Három és hat hónap után egy kérdőívvel mérik vissza és értékelik az onboarding és preboarding folyamatokat egyaránt. Általában pozitívak visszajelzések, amelyek segítenek a folyamatok finomhangolásában.

Mészáros Anita: A próbaidő felénél már a 45-napon visszamérik és ha szükséges a visszajelzések alapján akár módosítanak is rajta, hogy minél jobb legyen a folyamat és az új dolgozó beilleszkedése.

Csikós-Nagy Katalin: A fluktuáció kezelése rendkívül fontos és meg kell vizsgálni a lemorzsolódás okait. A számokon túl minden adatot célszerű kielemezni, hogy így javítsák a folyamatokat.

A meghívott vendégek szerint erre a legjobb megoldás, ha egy ügyfélmenedzser rendszert vagy egy integrált HR szoftvert használunk. ezeknek a rendszereknek a nagy előnye, hogy lehetővé teszik a preboardinghoz kapcsolódó információk automatizált kiküldését. Kisebb cégek esetén egy nagyon jól működtetett levelező rendszer is jó megoldás lehet.

Nagyon izgalmas és inspiratív beszélgetés volt melyet te is visszanézhetsz a HR Terasz Tudástárában egy díjmentes regisztrációt követően. A regisztrációért kattints ide.