A digitális képzési adminisztráció nem csupán egy egyszerű átállás a papíralapú folyamatokról az elektronikus megoldásokra, hanem egy teljesen új paradigmaváltás, amely átalakítja a munkaerőfejlesztést és tervezést. Ennek köszönhetően a vállalatok képesek pontosabban felmérni az alkalmazottak készségeit és szükségleteit, valamint gyorsabban reagálni a változó igényekre.

A HR Terasz adásában a képzési adminisztrációról folyt izgalmas beszélgetés Fata László (moderátor), Erzse Tibor (CEO, OLM Rendszer) és Fábri Ágnes (HR vezető, GALLICOOP Zrt.) között.

Megtudhattuk, miért hasznos, ha van egy jó képzési nyilvántartásunk, milyen adatokra van szükség, mire kell odafigyelni, mit kell tenni, hogy naprakészek maradjanak az információk vagy hogy milyen eszköz a legmegfelelőbb az adminisztrációhoz. Számos aspektusát érintették a témának, aminek egy szeletét ebben a cikkben bemutatjuk.

Egy képzési adminisztráció során rengeteg adatot kell nyilvántartani, amelyek bepillantást engednek az alkalmazottak kompetenciáiba, erősségeibe és fejlesztendő területeibe is. A vállalatok átfogóbb képet kaphatnak a munkaerő állapotáról és szükségleteiről, ami lehetővé teszi számukra, hogy hatékonyabban tervezzenek és hozzanak döntéseket a munkaerőfejlesztés terén.

Ilyen adatok lehetnek például, ahogy Erzse Tibor is felsorolta:

• ki milyen képzettséggel rendelkezik
• a képzettség kezdete és vége
• képzettségi lista
• mikor kell megújítani egy képzettséget
• a dolgozók milyen tudás szinten vannak.

Mindemellett pedig fontos, hogy a fejlesztési területek, a karrierút és a karriertervezés is belekerüljön az adminisztrációba, mint az az adásból kiderült.

Hiszen Tibortól megtudhattuk, hogy ezeknek nagy jelentősége van az emberi erőforrás szükséglet kielégítésében, illetve abban, hogy lássuk, egy dolgozó cégen belül honnan hová tud eljutni. Fábri Ágnes szerint pedig ezek az információk nagyban segíthetnek a munkavállalók megtartásában is.

A képzési adatok elemzése révén azonosíthatók a tendenciák és az összefüggések, amelyek segíthetnek optimalizálni a képzési folyamatokat és maximalizálni azok hatékonyságát. Nem mellesleg ezen adatok nemcsak információforrást jelentenek, hanem stratégiai eszközzé válnak a vállalati fejlődés és versenyképesség szempontjából.

Azonban ezen adatok kezelése – főleg egy nagyvállalat esetében – papír alapon már nem működik hatékonyan.

Jelenleg vannak esetek, ahol a papír alapú megoldás még mindig követelmény, azonban nagy százalékban excelben tartjuk nyilván a képzési adatokat, ami bizonyos szintig működhet és működik is, viszont több száz vagy több ezer főt számláló cég esetében már nem célravezető.

Hiszen gondoljunk csak bele: ezekben az adatokban szükség esetén keresni, szűrni, listázni kell akár emberek, képzettség vagy kompetencia szerint, de nagyon sok más szempontra vonatkozóan is. Erzse Tibor szerint ez egy olyan szint, ami már egy excelnél picit túlmutat.

Ahogy azt is elmondta, hogy ha a képzési adminisztrációhoz van egy szoftverünk, akkor léphetünk egy szintet és automatizálhatjuk a folyamatokat.

Fábri Ágnes is úgy gondolja, hogy ha például egy emberre vonatkozó mutatókat akarunk lekérni, akkor egy szoftveres rendszer használat sokkal inkább segíti a HR munkájának a követését a teljesítménymutatók mentén, mint egy excel, amit az adásban bővebben ki is fejtett.

Erzse Tibortól megtudhattuk, hogy az adatok kézben tartása ezer munkavállaló felett már komoly kihívással jár, illetve azt is, hogy mindenki karrierútját fejben tartani, megtervezni papíron szinte lehetetlen. De lássuk be, még excelben is okoz némi fejtörést.

Fábri Ágnes szerint nagyon sok a dokumentálni való adat és bár 3-4 excel akár tudja szolgálni a céljainkat, a legcélszerűbb az, ha igénybe veszünk egy már jól kifejlesztett szoftvert. Ezzel is megspórolva azt az időt, mintha saját magunknak fejlesztettük volna ki.

„…egy jó felület adni fogja a válaszokat arra, hogy miket kell ebben kezelni és erre használni.”

Ahhoz, hogy a vállalatok valóban kihasználják a digitális képzési adminisztrációban rejlő lehetőségeket, fontos, hogy ne csak technológiai megoldásokra, hanem a folyamatok átstrukturálására is fókuszáljanak. Csak így lehet biztosítani, hogy ezek az eszközök valóban hozzájáruljanak a hatékonyabb munkaerőtervezéshez és a vállalati sikerhez, illetve ahhoz, amit Fábri Ágnes hangsúlyozott: „…ne egy adminisztráció legyen a HR, hanem egy támogató partneri funkció.”

Nézd vissza a HR Terasz adását, amiből számos hasznos információt és gondolatot ismerhetsz meg a képzési adminisztrációval kapcsolatban. Itt tudod megtekinteni.

Szerző: Pataki-Magyar Gabriella