Az elmúlt években egy látványos fejlődésnek lehetünk tanúi a digitális munkaügyi alkalmazások területén. Mára szinte már nincs olyan feladat amire ne találnánk egy olyan programot, amely felgyorsítja vagy teljesen automatizálja az addigi lassú és bonyolult folyamatokat. Bejegyzésünkben bemutatjuk milyen újdonságok határozzák meg 2023-ban a HR munkaügyi adminisztráció területét.
A vállalatok életében a 2023-as esztendőt kihívásokkal telinek jósolják. A gazdasági nehézségek az infláció és a munkaerőhiány hatványozódni fog. Azonban ezeket az akadályokat könnyebben is vehetjük, ha tudatosan tervezünk és kihasználjuk a digitalizációban rejlő lehetőségeket.
A digitális munkaügyi alkalmazások nagy előnnyel rendelkeznek, hiszen a munkavállalók és a munkáltatók munkáját is egyaránt támogatják.
Digitális dokumentumkezelés
A munkaügyi adminisztráció jelentős része még mindig az adatok papír alapú, kezelésével és tárolásával történik. Egy digitális alkalmazás azonban szinte teljesen papírmentessé teheti azt.
Használatával a munkavállalók adatait mindössze egyszer kell rögzíteni a rendszerben, változás esetén pedig csak egy helyen szükséges módosítani. Az alkalmazottak iratait egy egységes dokumentumtárba tudjuk feltölteni, azok pedig valós időben, bárhonnan és bármikor elérhetőek lesznek.
A dolgozói adatok ’papíros kezelése’ adatvédelmi szempontból problémás lehet. Egy digitális alkalmazásban viszont jogosultsági szintek állíthatóak be, amely segít, hogy mindenki csak azokat a dokumentumokat lássa amire szüksége van a munkájához. Így a GDPR előírásainak is megfelel, ráadásul egy ellenőrzés alkalmával nem kell tartanunk az elveszett iratoktól, mert mindent egy kereséssel könnyedén megtalálhatunk.
Beosztás és munkaidő nyilvántartó alkalmazások
A munkaügyi adminisztráció kezelése pontos vezetése nagy jelentőséggel bír hiszen, ha valami nem a törvényi előírásoknak megfelelően történik akkor az könnyedén munkaügyi bírságot vonhat maga után. A munkaidő nyilvántartás kapcsán ráadásul törvényi előírás, hogy objektíven, megbízhatóan, naprakészen és mindezek ellenőrzését lehetővé tévő módon kell vezetnünk.
A papír alapú munkaügyi nyilvántartás nagyon sok időt igényel, ami növeli a hibázás lehetőségét, de ez csökkenthető, ha mindezt egy digitális alkalmazásban kezeljük.
A legtöbb digitális nyilvántartó rendszer fő előnye az, hogy a repetitív feladatokat automatikusan végzik el. A másik nagy előnye a könnyed kezelés. A kezelőfelületeiket úgy alkották meg, hogy kényelmes és gyors munkavégzést tegyen lehetővé, egy ’nem munkaügyes’ kolléga számára is. Egyszerűen tudunk bennük dolgozókat kijelölni, vagy adatokat másolni és beilleszteni. Lehetővé teszik a tömeges exportot, ami akkor tud nagyon hasznos lenni, ha egyszerre több száz vagy ezer dolgozót szeretnénk gyorsan és átláthatóan kezelni. Mivel online rendszerekről van szó ezért telepítés nélkül bárhonnan használhatjuk, ahol van internet és webes böngésző. Az adatok pillanatok alatt bárhol és bármikor hozzáférhetőek.
Például egy munkaügyi ellenőrzés alkalmával, ha a revizorok szeretnék megtekinteni a munkaidő nyilvántartást csak belép az alkalmazásba és az aktuálisan legfrissebb adatokat tudja megmutatni.
További előnye a digitális alkalmazásoknak, hogy több automata funkciójuk is van. Pár kattintással akár előre 1 évre le lehet velük generálni egy dolgozó vagy egy teljes munkacsoport általános beosztását, de arra is van lehetőségünk, hogy előre elkészített beosztás sablonokat rendeljünk egy kattintással a munkavállalókhoz.
A munkaidő adatokat a beosztás alapján automatikusan kitölti a szoftver, így tényleg csak abban az esetben szükséges belenyúlnunk, ha változás történik. Könnyen készíthetünk exportokat és kimutatásokat melyek segítenek a bérszámfejtésben, a döntéshozatalban vagy a vállalati célok meghatározásában.
Szabadságtervező alkalmazások
A munka törvénykönyve előírja, hogy a szabadságokat nyilván kell tartani és külön szabályok alapján kell azokat kiadni vagy kérvényezni. A szabadságengedély tömbök használata lehetővé teszi, hogy rögzítve legyenek a dolgozó számára kiadott szabadnapok.
Az év végéhez közeledve azonban egyre nagyobb szabadságolási zűrzavar alakulhat ki. Nehezen követhető velük, hogy az adott munkavállalónak mennyi szabadsága lett már kiadva és mennyi kiadható napja van még. Így gyakran megesik, hogy a szabadságok az ’év vége felé bent ragadnak’ a nyári időszakban pedig egyszerre túl sokan vesznek ki szabadságot egy időben ezért valaki hiányzik a posztjáról.
A szabadságok tervezését és nyomon követését nagyban megkönnyítik a digitális alkalmazások. Használatukkal a dolgozó és a munkáltató már az év elején láthatja, hogy hány nappal rendelkezik az adott évre. A munkáltató előre meg tudja tervezni a szabadság kiadásokat akár a termeléshez igazítva. A dolgozó előre tudja jelezni felettesének, hogy mikor szeretne szabadnapra menni, vagy nyaralni.
A szabadságokért felelős kollégák számára pedig csökkenti az adminisztrációval járó időt, egy felületen teszi áttekinthetővé az egész cég szabadságait. Így amikor egy dolgozó szabadság igényt nyújt be azt az elbíráló valós idejű adatok alapján tudja jóváhagyni vagy elutasítani.
További előnyt jelent az is, hogy a szabadság kérvényéről és elbírálásáról e-mailes, úgynevezett push üzenetes értesítés érkezik a telefonjára vagy mobil applikáción keresztül.
Képzés és kompetencia nyilvántartás
A vállalatoknál egyre nagyobb hangsúlyt kap a dolgozók kompetenciáinak a nyilvántartása. Annak érdekében viszont, hogy egy teljes képet kapjunk arról, hogy pontosan milyen képességekkel rendelkeznek a dolgozóink és milyen plusz képzésekre van szükségük egy digitális alkalmazást célszerű használni.
A képzési alkalmazások nagy előnye, hogy egyetlen felületen tudjuk nyomon követni a munkavállalók szükséges és elérhető képzettségeit. Ezáltal sokkal inkább tervezhetővé válik, hogy kinek milyen oktatásokon szükséges részt vennie. A beosztások tervezése pedig egy új dimenzióval bővül mert akár egy műszakot a képzetségek alapján is össze lehet állítani.
Egy jó képzési alkalmazásráadásul nagy előnyt is jelenthet a munkavállalónak, hiszen biztos karrier utat mutathat a már meglévő neki Segíti a cég márkát növelni, mert az új munkavállaó számára vonzóvá teszi a céget azáltal, hogy nyomon követhető a saját fejlődése a belső tréningek alapján. Az új munkavállalók számára sokkal vonzóbbá teheti a céget.
Munkavállalói élmény
A dolgozók könnyedén bele tudnak fásulni a mindennapi munkába. A kiégés kockázata is növekszik, ha a munkaadók csak a napi feladatok elvégzésére koncentrálnak.
A dolgozóknak élményekre van szükségük, hogy kitartóbbak és motiváltabbak legyenek. Ennek érdekében az utóbbi időben több olyan alkalmazás is elérhetővé vált, ahol a munkavállalók szabadidős tevékenységeket tudnak közösen szervezni, így erősítve a munkahelyi kapcsolatokat, növelve a munkavállalói elköteleződést és fokozza a munkáltatói márka erejét.
A munkahelyi közösségekben nagy lehetőség rejlik. Az alkalmazások használata pedig lehetővé teszi, hogy az alkalmazottak pár kattintással létrehozzanak egy szabadidős eseményt, melyről a kollégái azonnal értesítést is kaphatnak. Az eseményhez bárki csatlakozhat, így kapcsolva össze a hasonló érdeklődéssel rendelkező munkatársakat. Új barátságok, kapcsolatok alakulhatnak ki, melyek erősítik a munkahelyi közösséget. A munka és magánélet egyensúlyát is támogatják az alkalmazások. De a fluktuáció csökkentéséhez is hozzájárulhatnak hiszen mindenki szeretne olyan helyen dolgozni, ahova jó érzés bemenni.
Beléptető rendszerek
Napjainkra a beléptető rendszerek szinte minden iparágban elterjedtek az egészen kis irodáktól a hatalmas termelőüzemekig. Abban az esetben viszont, ha elavult beléptető rendszert használsz több nehézséggel is szembe kel nézned. A régebbi rendszerek gyakran lassabban működnek, korlátozottak a funkcióik, rendszeresen meghibásodnak és kompatibilitási nehézségek is adódhatnak. Egy korszerű okos beléptető rendszer azonban segít nyomon követni a terület ki és belépéseit, nyilvántartani a helyszínen tartózkodókat, valamint munkaügyi adatokat rögzíteni.
Konkrét példával élve, figyelmezteti a munkavállalót, amennyiben korábban távozott, késett vagy nem jelentkezett be időben. Arról is értesíti, ha már el kell hagynia a munkaterületet.
Az érkezés és távozás adatokból automatikusan lehet munkaidő kezdetet és véget generálni, ha a munkakör ezt megkívánja. Az ország egész területén, több telephely vagy belépési pont esetén is valós időben látható az érkezés és távozás adat. A munkaügyi adatkezelés pedig azonnal megvalósítható velük.
Ahogy látod a digitális alkalmazások szinte mindenre kínálnak megoldást a munkaügy és a HR területén. Segítségükkel gyorsabban könnyebben és gazdaságosabban tudjuk a feladatainkat elvégezni. A Munkaügyi Fórumon összeválogattunk Neked néhányat belőlük, hogy Te is sikerrel tudj digitalizálni!
