NAV 2.0 online számlázás- Hogyan térj át az elektronikus-számla adatszolgáltatásra

Minden vállalkozásnak valós időben, azaz a számla kiállításának időpontjában kell adatot szolgáltatnia a Nemzeti Adó- és Vámhivatal felé 2020. július 1-től. Már csak pár nap és életbe lépnek az online számla-adatszolgáltatás megváltozott szabályai. Bejegyzésünkben minden fontos tudnivalót megtalálsz!

Az eredetileg április elsejére tervezett új rendelkezések szerint megszűnik a 100 000 Ft-os áfa tartalmat meghaladó értékhatár és – függetlenül az adózási formától vagy a cég típusától – minden vállalkozásnak valós időben, azaz a számla kiállításának időpontjában kell adatot szolgáltatnia a Nemzeti Adó- és Vámhivatal felé.

Ez a változás egyben felértékelte az elektronikus számlázás jelentőségét, melynek használatát számos előny indokolja. Milyen fontos elemei vannak az új NAV 2.0 szabályozásnak? Miért és hogyan érdemes áttérni az online számlázásra? Hogyan tehetőek még egyszerűbbé és hatékonyabbá a könyvelési munkafolyamatok? Most ezeket a kérdésköröket gyűjtöttük egy csokorba, melyeket pontról pontra megválaszolunk!

Július 1-től minden számlakibocsátó adóalanynak, akik Magyarországon számlát bocsátanak ki egy másik belföldi adóalany számára, a számla teljes adattartalmáról adatot kell szolgáltatnia az adóhatóság felé. A szabályok vonatkoznak a KATA-s, SZJA-s egyéni és társas vállalkozásokra, alapítványokra, szövetségekre, egyesületekre és az adószámos magánszemélyekre is, akik B2B tranzakcióról állítanak ki számlát. Az adatok szolgáltatására 500 000 Ft áfa tartalom alatt 4 nap, 500 000 Ft áfa tartalom felett pedig legfeljebb 24 óra áll a rendelkezésre. Ez főleg a kézi számlát használó adóalanyok esetében észben tartandó, mivel a számlázó programok jó esetben azonnal képesek adatot szolgáltatni.

Az adatszolgáltatás teljesítéséhez regisztrálni szükséges a NAV Online Számla felületére a https://onlineszamla.nav.gov.hu/home linken, ahova fel kell tölteni a számlaadatokat. Azok, akik kézi számlatömböt használnak, minden számlát egyenként kell felrögzíteniük, akik pedig számlázó programot használnak, azok esetében ez a folyamat automatizálható, amihez csupán a két rendszert kell összekötni.

Július 1-től további előírt szabály, hogy a számlákra minden belföldi adóalany partner adószámának legalább az első 8 számjegyét fel kell tüntetni, mint kötelező elemet. Magánszemélyek esetében egyelőre nincs szükség sem az adóazonosító, sem az adószám (mivel ezzel nem rendelkeznek) feltüntetésére.

A B2C ügyletekről, vagyis magánszemély részére kiállított számla adatairól 2021. január 1-től lesz kötelező az adatszolgáltatás.

Sokat robotoló ember –  Forrás Getty Images

Az adatszolgáltatás során felmerülő eltérések adóellenőrzést vonhatnak maguk után. Mindenképpen javasolt a rendszer gyakori ellenőrzése és a bejelentett számlaadatok, valamint az áfa bevallásban feltüntetett adatok egyeztetése. A szabályoknak nem megfelelő adatszolgáltatás, mulasztás, késedelem, hibák vagy hiányos információk esetén akár 500 000 Ft bírságra is lehet számítani számlánként.

A tévedés, a mulasztás és a szankciók lehetőségének kiküszöbölése érdekében mindenképpen érdemes elektronikus számlázást használni.

Az online számlázásra való áttérés gyakorlati folyamata szervezetenként eltérő lehet, azonban van néhány olyan tényező, amit célszerű figyelembe vennie, hogy miért lehet hasznosabb az e-számlázás, mint a papíralapú.

Ma már köztudott, hogy nagyon sok előny szól az online számlázás mellett, hiszen jelenleg is több ezren számláznak elektronikus formában. A digitális átalakulás egyik fontos állomása, hogy a pénzügyekhez is használjuk fel a technológia adta lehetőségeket.

Nem csak a fizikai leterheltségtől, de sok kicsi plusz költségtől is megkíméli a céget, ami egy évre vetítve elég nagy összeget jelent a kiadási oldalon. Egy általános papíralapú számlázás esetében a számlatömbök megvétele, a postázás, az irodaszerek, a számlák tárolása, mind-mind anyagi ráfordítással jár és akkor még nem is beszéltünk a számla kiállításának és eljuttatásának időrabló hátrányáról. Az elektronikus megoldás mellett szól a papírmentesség, mint környezetvédelmi tényező, de természetesen emellett

• a számlán szereplő összeghez való gyors hozzájutás,
• a folyamat gyorsasága,
• a bevitt adatok pontossága,
• a minimális hibázási arány,
• a számlák helytakarékos tárolása digitális formában,
• a könnyebb és egyszerűbb visszakövethetőség akár évekre visszamenően is, kiemelendő szempont az előnyök listáján.

A különböző ügyletek és tranzakciók nyomon követhetősége, a számlák gyors megoszthatósága a könyvelővel, a hivatalos kommunikáció áttekinthetősége vagy a webáruházi integráció lehetősége, mind-mind egy fontos indok az elektronikus számlázásra való áttérésre. Új és innovatív megoldásként fokozatosan egyre szélesebb körben terjed, azonban még vannak, akik ragaszkodnak a papíralapú számlatömbök használatához. Előbb-utóbb nekik is át kell térni az elektronikus módszerre, mivel a NAV is a digitális fejlődést támogatja. Ezen törekvések elősegítéséhez egy meghatározó célt szolgál az online számlázás alkalmazása.

Nem elhanyagolható motivációs tényező, hogy online módon a számlakiállítás abszolút kényelmes és sem helyhez, sem időhöz nem kötött. Internetkapcsolat függvényében bárhol, bármilyen eszközről (laptop, telefon, tablet, stb.) és platformról állítható ki számla és küldhető tovább a számlafogadó fél részére.

Sokat robotoló ember –  Forrás Getty Images

1. Lépés: számlázó program

Elektronikus számlának minősül minden digitális úton létrehozott és elküldött (hagyományos és online) számla, amihez szükség van egy erre a célra alkalmas számlázó programra. A két számlatípust programon belül külön számlatömbben kell létrehozni. Ha még nincs ilyen számlázó programod vagy az ügyfelednek akkor széles kínálatból tudsz választani a piacon.

2.Lépés: számlázó program bejelentése a NAV felé

A számlázó program kiválasztását követően a programot a Számlázó-01-es nyomtatványon be kell jelenteni a NAV felé. Ez nem egyezik meg az online számlarendszerbe való regisztrációval! A bejelentést végezheti maga az ügyfél, de Te is, mint könyvelő. Ez a NAV ÁNYK (Általános Nyomtatvány Kitöltő) program és a SZÁMLÁZÓ nyomtatványkitöltő program segítségével lehet megtenni, melyeket a következő linken kell letölteni:
https://www.nav.gov.hu/nav/letoltesek/nyomtatvanykitolto_programok/nyomtatvanykitolto_programok_nav/adatbejelentok_adatmodositok/SZAMLAZO.html/

A kitöltött nyomtatványt elektronikusan, az ügyfélkapun keresztül vagy nyomtatást követően postai úton is el lehet juttatni az adóhatóságnak.

3.Lépés: a bejelentésre kötelezett programok és a bejelentés határideje

Minden elektronikus számlakibocsátásra alkalmas online számlázó rendszer és saját fejlesztésű számlázó program bejelentésre köteles. A nyomtatvány kitöltése során külön oda kell figyelni, hogy az adatok a megfelelő helyen legyen kitöltve, hiszen más mindkét típus esetén más-más adatokra van szükség. A számlázó program használatba vételétől számítva a bejelentésre 30 nap áll a rendelkezésre.

4.Lépés: a bejelentés elmulasztása

A bejelentés elmulasztása vagy az adatok helytelen kitöltése következményekkel jár. A határidő be nem tartása magánszemély adózó esetében 200 000 Ft, más adózóra vonatkozóan pedig 500 000 Ft-os pénzbüntetést róhat ki a NAV.

Számlatömb használata

Az elektronikus számlázásra való áttérés nem zárja ki a kézi számlatömbök vagy több számlázó program párhuzamos használatát. Ha ilyen eset merül fel, akkor oda kell figyelni arra, hogy a különböző módon kiállított számlák előtagjai, sorszámai ne legyenek egymással megegyezőek. Fontos, hogy a számlázó program az Áfa törvényeknek megfelelő legyen és lehetővé tegye:

• a számla olvashatóságát,
• a sértetlenségét, mely szerint a tartalmát nem módosították,
• és a hitelességét is, ami a számlát kibocsátó és a gazdasági tevékenységet végző személy azonosságát jelenti, amik e-aláírással vagy EDI-vel, elektronikus adatcsere rendszerrel (electronic data interchange) biztosíthatók.

Időbélyeg az online számlán

A digitális úton történő számlázás még egy lényeges eleme az időbélyeg, ami igazolja a számla kiállításának pontos időpontját, tehát azt, hogy ki, kinek és mikor hozott létre számlát. Szerencsére ezen feltételeket az adóalanynak nem kell külön kezelnie, ezt egy NAV kompatibilis számlázó program alapból teljesíti.

Tovább a digitalizációs úton

És mint a digitális számlázás, úgy a munkaidő nyilvántartás jövőjét és már jelenét is hatékonyabbá teszi az OL Munkaidő Kft. KÖNYVELŐ és KKV csomagja, mely hasznos, időigényes és felelősségteljes feladatokat és számításokat lát el szinte másodpercek alatt. A kifejezetten könyvelő és pénzügyi szakemberek igényeire szabott szoftverrel költséghatékonyan végezhet pontos és biztonságos bérszámfejtést, exportálhat bérprogramokba és 100%-ban megbízható társra lel a Munka Törvénykönyvének megfelelően.

Sajnos, ma már nem mindegy, hogy mennyi munkát kell elvégeznie manuálisan és mennyit delegál egy szoftverre. Éppen ezért a KÖNYVELŐI csomag intuitív kezelőfelülettel, logikusan felépített és gyors munkafolyamatokkal, valamint kényelmi funkciókkal segíti az Ön munkáját!

Szerző: Pataki-Magyar Gabriella